Schichtpool
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nach Art. 28 DSGVO für die Nutzung des Schichtpools
zwischen
Verantwortlicher (Name/Organisation): —
Anschrift: wird beim Einrichten des Zugangs ergänzt
– nachfolgend „Verantwortlicher“ –
und
Dirk Groß-Langenhoff, Meyer-Schwickerath-Straße 59, 45127 Essen
– nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ –
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Web-Anwendung „Schichtpool“ zur Dienstplanung bereit und betreibt sie in dessen Auftrag. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen.
Für diese Verarbeitung vereinbaren die Parteien die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021) in der in Teil B wiedergegebenen Fassung. Sie werden ergänzt durch die Regelungen in Teil C, die den Klauseln nicht widersprechen (Klausel 2 Buchstabe b). Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil dieses Vertrags.
Betroffener Zugang des Schichtpools (Team): —
Wiedergabe des Wortlauts der Klauseln aus dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 (Quelle: EUR-Lex) mit folgenden gewählten Optionen: Bezug ausschließlich auf die Verordnung (EU) 2016/679; Klausel 7.7 Option 2 (allgemeine schriftliche Genehmigung) mit einer Frist von zwei Wochen; die fakultative Klausel 5 (Kopplungsklausel) ist aufgenommen.
a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.
b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.
c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.
d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.
e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.
a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.
a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.
c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.
Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.
a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.
b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.
c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.
PFLICHTEN DER PARTEIEN
Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.
a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.
Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.
a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.
a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
e) Die Parteien stellen der / den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.
a) ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens zwei Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.
b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.
a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.
b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.
a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:
a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen. Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;
c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679 die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.
Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;
3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.
d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.
Die Nutzung und Einstellung der Anwendung durch den Verantwortlichen und die von ihm berechtigten Personen – etwa das Anlegen, Ändern und Löschen von Konten, Abteilungen, Diensten und Plänen – gelten als dokumentierte Weisungen im Sinne der Klauseln 7.1 und 7.2. Weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform, zum Beispiel per E-Mail an die Kontaktadresse in Anhang I.
Zum Nachweis nach Klausel 7.6 dienen vorrangig das Dokument zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anhang III) und schriftliche Auskünfte des Auftragsverarbeiters. Prüfungen vor Ort stimmen die Parteien vorab ab; sie werden mit einer Frist von in der Regel mindestens zwei Wochen angekündigt und finden zu üblichen Zeiten statt.
Die genehmigten Unterauftragsverarbeiter sind in Anhang IV aufgeführt. Beabsichtigte Änderungen teilt der Auftragsverarbeiter nach Klausel 7.7 Buchstabe a mindestens zwei Wochen im Voraus in Textform mit.
Meldungen nach Klausel 9.2 richtet der Auftragsverarbeiter unverzüglich in Textform an die Kontaktperson des Verantwortlichen in Anhang I; bei Dringlichkeit zusätzlich telefonisch.
Zu Klausel 10 Buchstabe d vereinbaren die Parteien:
a) Der Zugang wird am ersten Tag nach Vertragsende gesperrt; die Daten bleiben vierzehn Tage erhalten. Innerhalb dieser vierzehn Tage kann der Verantwortliche in Textform verlangen, die Daten als vollständigen Export zurückzuerhalten. Nach Ablauf der vierzehn Tage löscht der Auftragsverarbeiter die Daten, nach vorheriger Ankündigung per E-Mail.
b) Ab Vertragsende wird der Zugang des Verantwortlichen nicht mehr gesichert. Mit der Löschung nach Buchstabe a löscht der Auftragsverarbeiter auch die bestehenden Sicherungen. Die verschlüsselten Zweitkopien werden beim nächsten Abgleich gelöscht, in der Regel in der folgenden Nacht, spätestens nach vierzehn Tagen. Bis dahin werden sie ausschließlich aufbewahrt und nicht verwendet.
c) Der Auftragsverarbeiter bestätigt die Löschung in Textform.
d) Für einen Testzugang gilt Nummer 5 entsprechend. Er endet mit Ablauf der Testzeit von 30 Tagen und einer anschließenden Frist von 14 Tagen, in der der Zugang gesperrt ist und die Daten erhalten bleiben; danach löscht der Auftragsverarbeiter Daten, Datenbank und Eintrag automatisch, nach zwei vorherigen Erinnerungen per E-Mail. Beendet der Verantwortliche den Testzugang selbst, wird er sofort gesperrt und nach sieben Tagen gelöscht. Auch ein Testzugang wird gesichert; für die Sicherungen gilt Buchstabe b. Einen Export nach Buchstabe a kann der Verantwortliche bis zur Löschung verlangen.
Dieser Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung des Schichtpools durch den Verantwortlichen und endet mit ihr. Die Pflichten nach Nummer 5 und Klausel 10 Buchstabe d bestehen bis zu ihrer vollständigen Erfüllung fort.
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen gehen die Klauseln in Teil B allen anderen Regelungen vor (Klausel 4). Ist eine Regelung in Teil C unwirksam, bleiben die übrigen Regelungen wirksam.
Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen. Der Verantwortliche hat ihn am — bei der Anmeldung zum Testzugang durch — (—) bestätigt. Artikel 28 Absatz 9 DSGVO lässt die Schriftform ausdrücklich auch in einem elektronischen Format zu. Fassung des Vertragstextes vom 04.10.2026.
Name/Organisation: —
Anschrift: wird beim Einrichten des Zugangs ergänzt
Kontaktperson: —, —
Datenschutzbeauftragte/r, falls benannt: —
Name
Dirk Groß-Langenhoff
Anschrift
Meyer-Schwickerath-Straße 59, 45127 Essen
Kontaktperson
Dirk Groß-Langenhoff, Betreiber des Schichtpools
E-Mail / Telefon
Beschäftigte und freie Mitarbeitende des Verantwortlichen, die in der Dienstplanung geführt werden
Personen mit Planungs-, Leitungs- oder Administrationsaufgaben beim Verantwortlichen
externe Personen, die der Verantwortliche namentlich in einen Dienst einträgt
Stammdaten: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle, Abteilungszugehörigkeit (auch mit Datum von Wechseln), Aktiv-Status, Planungsvorgaben wie Mindest- und Höchstzahl von Diensten
Zugangs- und Sicherheitsdaten: Passwort-Hash, zeitlich begrenzte Einladungs- und Passwort-Links, persönlicher Kalender-Link, Sitzungsdaten, fehlgeschlagene Anmeldeversuche (E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkt)
Planungsdaten: Verfügbarkeiten, Dienstzuweisungen, Abgabefristen, Tausch- und Abgabeangebote, Veröffentlichungsstatus, Kopien früherer Planstände mit Zeitpunkt und Benutzerkennung
Abwesenheitsdaten: Zeitraum und eine von vier Arten (Urlaub, freier Tag, Fortbildung, abwesend), ohne Angabe eines Grundes; bei einer kurzfristigen Verhinderung die betroffenen Dienste
Stundenkonto und Urlaub, soweit der Verantwortliche sie für eine Person führt: Beschäftigungsart, Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch, Anträge auf freie Tage und ihre Entscheidung, gemeldete Mehrarbeit, Kontobuchungen mit Vermerk, Monatsabschlüsse
Arbeitszeitdaten, nur wenn der Verantwortliche die Funktion „Dienste bestätigen“ einschaltet: je Dienst der bestätigte Beginn, das Ende, die Pause und die Dauer, Zeitpunkt und Kennung der Person, die bestätigt oder nachgetragen hat, ein Vermerk; frühere Angaben bleiben bei einer Korrektur erhalten
Protokoll des Verwaltungshandelns: Zeitpunkt, handelnde Person, betroffene Person oder Einstellung, Wert vorher und nachher; bei Abwesenheiten nur der Zeitraum
Benachrichtigungsdaten: Push-Abonnements (Geräteadresse beim Push-Dienst und zugehörige Schlüssel), Inhalte von Benachrichtigungen per E-Mail und Push
Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 und 10 DSGVO verarbeitet. Die Anwendung ist dafür nicht vorgesehen.
Erheben, Speichern, Anzeigen, Ändern und Löschen; Versand von E-Mails und Push-Nachrichten; Bereitstellung als Kalender-Abo; Datensicherung und Wiederherstellung; Wartung und Störungsbeseitigung.
Bereitstellung und Betrieb der Dienstplanung des Verantwortlichen: Abfrage von Verfügbarkeiten, Planung und Veröffentlichung von Diensten, Tausch und Abgabe von Diensten, Führung von Abwesenheiten, Stundenkonten und Urlaub für die Planung, auf Wunsch des Verantwortlichen die Bestätigung der tatsächlichen Dienstzeiten durch die Beschäftigten, Erinnerungen und Benachrichtigungen, Kalender-Export sowie die Sicherung dieser Daten.
Für die Laufzeit des Vertrags; danach gilt Teil C Nummer 5. Arbeitszeitdaten löscht die Anwendung mit der vom Verantwortlichen eingestellten Löschfrist, frühestens 24 Monate nach dem Tag des Dienstes, und mit der Person.
Deutschland: Rechenzentren des Hosters in Dresden und Friedersdorf; verschlüsselte Zweitkopie der Sicherungen beim Auftragsverarbeiter in Essen.
Die folgenden Stellen sind keine Unterauftragsverarbeiter. Sie erhalten Daten nur, wenn eine nutzende Person die jeweilige Funktion selbst einschaltet:
Push-Dienst des Browser- oder Geräteherstellers, wenn Push-Nachrichten aktiviert werden. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Dienst sieht technische Metadaten. Je nach Hersteller kann der Dienst außerhalb der EU betrieben werden.
Kalenderdienst der nutzenden Person, wenn sie ihren persönlichen Kalender-Link dort einträgt. Der Dienst ruft dann die eigenen Dienste dieser Person ab.
Es gilt das Dokument „Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO für den Betrieb des Schichtpools“, Stand 01.10.2026, Version 1.4, in der jeweils aktuellen Fassung. Änderungen dürfen das Schutzniveau nicht unterschreiten.
Zur Unterstützung nach Klausel 8 gilt ergänzend:
Auskunft und Datenübertragbarkeit: Der Auftragsverarbeiter stellt auf Anforderung einen Export der Daten der betroffenen Person bzw. der Instanz bereit.
Berichtigung und Löschung nimmt in der Regel die Administration des Verantwortlichen selbst in der Anwendung vor; wo das nicht möglich ist, führt der Auftragsverarbeiter sie auf Weisung aus.
Anfragen betroffener Personen, die beim Auftragsverarbeiter eingehen, leitet er unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.
Der Verantwortliche genehmigt die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter:
Unterauftragsverarbeiter
Leistung
Ort
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf
Kontakt: info@all-inkl.com, +49 35872 353-10
Webhosting: Betrieb der Anwendung, Datenbanken, E-Mail-Versand, Speicherung der Sicherungen. Grundlage: Vertrag über die Auftragsverarbeitung vom 01.03.2026 auf Basis der Standardvertragsklauseln (EU) 2021/915.
Deutschland (Rechenzentren Dresden und Friedersdorf)
Neue Medien Münnich GmbH, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf (Unterauftragsverarbeiter des Hosters)
Personal und Technik für den Webhosting-Vertrag des Hosters
Deutschland